CV- & CASEMALLAR

Som ett stöd för dig som köper kommunikation via offentlig upphandling / LOU har vi tagit fram nedan förslag på mallar för hur ni kan efterfråga CV:n och case. Med ett gemensamt mallsystem för CV:n och referensuppdrag så blir det dels lättare för byrån att svara rätt på anbudet, dels lättare för er att jämföra anbuden. Båda parter slipper att ”uppfinna hjulet” vid varje upphandling.

CV-MALLAR
Fundera över hur mycket information per roll ni behöver från anbudsgivaren och välj en mall (small eller medium) utifrån det:

Small: Byrån bekräftar endast att det finns motsvarande roller på byrån genom att bocka av skallkraven som anges. CV:n kan sedan begäras in innan avtalet tecknas, av den byrå som vunnit upphandlingen.

Medium: Byrån kompletterar med ett (1) personligt CV per roll på max två (2) A4-sidor, som beskriver nedan punkter:

– Namn
– Kompetensprofil
– Utbildning
– Tidigare erfarenhet av liknande uppdrag
– Ansvar i uppdraget

Tillägg till CV: I vissa fall finns även särskilda / utökade krav utöver den gängse rollbeskrivningen. Det kan röra sig om exempelvis antal år man arbetat inom en specifik yrkesroll och / eller erfarenhet att arbeta med specifika typer av kundprojekt. Hantera dessa tillägg som just det – tillägg. Så att mallen ovan hålls intakt och därmed skapar tidseffektivitet.

Tänk även på att:

  • Använda branschspecifika rollbeskrivningar i ert förfrågningsunderlag samt beskriv kort vad ni förväntar er av respektive roll. För att underlätta ert arbete rörande detta finns av KOMM framtagna listor på yrkesroller, du hittar dem i menyn till höger.
  • Efterfråga timpriser på samma yrkeskategorier som ni begärt att få se CV:n på.
  • Inte ställa krav på att CV:n ska vara sammankopplade med case / referensuppdrag.
  • Undvika orimligt detaljerade krav gällande kompetens på individnivå.

CASEMALLAR
Ha alltid med följande när ni frågar efter case / referensuppdrag:

  • Uppdragsgivare / kund: Ange kundens kontaktperson för uppdraget (organisation, befattning, namn, e-post och telefonnummer). Kontakt kan komma att tas med personen. Denne ska då kunna intyga att uppdraget varit godkänt av kunden och genomförts så som beskrivet av uppdragsgivaren.
  • Uppdragsbeskrivning: Till referensuppdraget ska en (1) uppdragsbeskrivning på max två (2) A4-sidor bifogas som beskriver nedan punkter.
  • Mål och syfte: Kort beskrivning av uppdragets syfte, mål och målgrupp
  • Process: Kort översikt som visar hur anbudsgivaren arbetar med brief, tidsram, budget samt kvalitetssäkring. Och i de projekt där det är applicerbart även strategi, idéarbete samt uppföljning och rapportering.
  • Insikter och strategi samt kreativ lösning: Kort sammanfattning av insikter, strategi och kreativ lösning
  • Resultat: Kort sammanfattning av uppdragets resultat, inklusive leverans inom tid.
  • Team: Beskrivning av den arbetsgrupp hos anbudsgivaren som deltog i arbetet samt eventuella underleverantörers roll i uppdraget.
  • Budget för uppdraget: Ange vilket spann ni önskar som budget för anbudsgivarens arvode, underleverantörers arvode samt inköp, exklusive exponeringskostnad och tryckkostnad. Exempelvis att det inte får överstiga X kr i budget. (Obs! Begär inte ut exakt budget för uppdraget då detta i många fall är sekretessbelagd information hos byråns uppdragsgivare och därmed kan göra att byrån inte har möjlighet att lämna in ett annars mycket lämpligt referensuppdrag.)

Tänk även på att:

  • Separera referenspersoner och case / referensuppdrag. Ställ istället krav på kontinuiteten hos den beställare som ska anges som referensperson då det ger mer rättvisande bild att fråga en kund som arbetat mycket / återkommande med anbudsgivaren.
  • Håll era allmänna krav om case / referensuppdrag så öppna som möjligt. Om ni ställer försnävakrav på exempelvis liknande verksamhet,tidsperiod, typer / antal leverabler samt prisspann riskerar ni att gå miste om en bra leverantör som kanske inte har arbetat med offentlig verksamhet de senaste åren och därmed kanske inte hade precis just det arbetsprovet.  Men som hade varit perfekt för er då de kanske istället har arbetat mycket med andra typer av verksamheter med komplex beslutshierarki och många olika beställare, samt som vänder sig mot den breda massan.
  • Var tydliga kring vad ni vill att caset / referensuppdraget ska visa för kunskaper hos byrån och vilken typ av effektskapande det ska ha bidragit med.