Utvärdering i flera steg

Som ett stöd för dig som köper kommunikation via offentlig upphandling / LOU har vi tagit fram nedan förslag på urvalsprocess i två steg. Det första steget handlar om att säkerställa en kvalificeringsnivå samt kompetens och erfarenhet. Det andra steget om att bevisa byråns leveransförmåga

Steg 1: Kvalificering, kompetens och erfarenhet

Se till att det första steget är så mallat och enkelt som möjligt – både att svara på samt att utvärdera. Det bör innehålla skallkrav / kvalificeringar samt referensuppdrag som visar på önskad strategisk kompetens, erfarenhet och/eller kreativ idéhöjd. I detta första steg deltar samtliga byråer som anser sig kunna kvalificera sig. Tänk därför på att hålla en god balans i era kravställningar så att ni varken får för många eller för få anbud.

Exempel på information som bör efterfrågas är:

Svar på skall-krav
Byråns kapacitet och förmåga
CV:n på arbetsgrupp via mallar (förslag till CV-mallar finns på komm.se)
Kundreferenser
Visa hur man säkrar kompetensbortfall
ARU – Ansvarig Reklamutgivare – eller likvärdig kompetens
Policys och rutiner för hållbarhet
Arbetsprocess för att säkra kvalitet.
Referensuppdrag via mallar (förslag till casemallar finns på komm.se). Efterfråga max ett (1) per typ av tjänst/område som ni upphandlar, för att kunna bedöma önskad strategisk kompetens, erfarenhet och/eller kreativ idéhöjd.

Steg 2: Leveransförmåga

Här deltar de 3-5 byråer som både uppfyller kvalificeringskraven samt fått högst poäng i bedömning av sina referensuppdrag samt andra poänggivande kvalitetsparametrar i steg 1. Ni träffar byråerna och bedömer leveransförmågan genom att be om en anbudspresentation där byrån antingen gör en fördjupande presentation av några av deras referensuppdrag, eller beskriver hur de hade tagit sig an ett fiktivt uppdrag. Nedan beskrivs dessa två olika sätt mer i detalj:

Alternativ A: Presentation av referensuppdrag
Detta är det alternativ vi framförallt rekommenderar då det ger en verklig bild av ett eller flera befintliga, äkta uppdrag som byrån utfört tillsammans med en uppdragsgivare. Det gör det mindre subjektivt att poängsätta och utvärdera, vilket gör det mer förenligt med LOU.

En förutsättning för ett lyckat resultat är att utvärderingsgruppen besitter nödvändiga kunskaper om kommunikation och vad som är verksamhetens behov. Utvärdering ska inte göras av t.ex. upphandlingsavdelningen såvida de inte besitter mycket goda kunskaper om kommunikation.

Byrån presenterar vid en anbudspresentation på ca 2 h ett urval av de referenscase som lämnats in (förslagsvis 2-3st) och berättar om den bakomliggande strategin, arbetsprocessen och resultatet som har relevans för det samarbete som upphandlas.

Lämpliga bedömningsparametrar vid denna typ av anbudspresentation kan vara: IG (Icke Godkänt), G (Godkänt), VG (Väl Godkänt)

Arbetsprocess, poängbedöms IG-G-VG
Med arbetsprocess menas hur anbudsgivaren beskriver hur arbetet utfördes för att leverans skulle säkras mot brief, kvalitét, tidsram och budget.
Strategiska slutsatser, poängbedöms IG-G-VG
Anbudsgivarens förståelse för uppdragets mål och syfte samt lösningsförmåga utifrån dessa parametrar.
Målgruppsinsikter, poängbedöms IG-G-VG
Resonemang rörande målgrupperna och hur insikter rörande dem har påverkat utformningen av uppdraget.
Resultat, poängbedöms IG-G-VG
Anbudsgivarens egen reflektion av resultatet och utfallet av den valda metoden. Uppstod något problem? Förvånade något? Gav något nya insikter?
Presentationsteknik, poängbedöms IG-G-VG
Hur väl anbudsgivaren disponerar sin muntliga presentation utifrån relevans, struktur, tydlighet samt inspirerar och skapar engagemang.

Alternativ B: Presentation av fiktivt uppdrag
Detta alternativ bör enbart användas då det föreligger mycket goda skäl att få en bild av hur byrån skulle ta sig an ett specifikt uppdrag inom er verksamhet. Vi rekommenderar i första hand presentation av befintliga referensuppdrag (alternativ A).

Att be om och få gratis arbete utfört i form av kreativa idéer, skisser eller strategier är ett mycket stort och allvarligt problem inom kommunikationssektorn. Det påverkar såväl lönenivåer, jämlika konkurrensförhållanden, anställningstrygghet som branschens välmående generellt. Vi rekommenderar därför starkt och ber er ödmjukast om att använda denna typ av förfrågningar med mycket respekt och eftertanke. I ett blivande samarbete är det en självklarhet att finns en ömsesidig förståelse för behovet att få ett arvode för uppdrag. Kommunikationssektorn är inget undantag till detta.

Om ni ändå vill efterfråga ett fiktivt uppdrag, följ då dessa rekommendationer:

De byråer som deltar är de 3-5 byråer som både uppfyller kvalificeringskraven samt fått högst poäng i det första steget i upphandlingen.
Det fiktiva uppdraget ska både lämnas in skriftligt samt föras fram via en anbuds-
presentation där både era och byråns nyckelpersoner bör deltaga.
Uppgiften ska bestå av en konkret problemställning rörande ett verklighetstroget uppdrag för er typ av verksamhet. Den ska inte utgå ifrån ett äkta uppdrag. Uppgiften ska vara mycket väl beskriven utav er rörande målgrupp, marknad, tidsram, önskad effekt samt budget för byråarvode och eventuell exponering.
Presentationen bör vara på ca 2h och ska vara fokuserad kring hur byrån skulle ta sig an uppdraget utifrån arbetsprocess och övergripande strategi – i stora drag. Begränsa omfattningen genom att ange antalet sidor som den får omfatta. (För den skriftliga inlämningen av presentationen brukar 4-5 sidor i A4 format vara rimligt.)
Byrån ska inte i förväg ta fram specifikt idéarbete, skisser eller strategiska dokument till anbudspresentationen. Om detta sker ska det ej tas med i bedömning.
Förbered er utvärderingsmodell noggrant då det är lätt att bedömningar av fiktiva uppdrag kan anses godtyckliga och därmed även är lätta att överklaga.
Då byrån i detta läge inte har komplett förkunskap om er verksamhet bör bedömningen främst handla om vad ni fick för nivå av förtroende av byrån och dess arbetsgrupp, snarare än vilka eventuella strategier / idéer som framkom.

Lämpliga bedömningsparametrar vid denna typ av anbudspresentation kan vara:

Arbetsprocess, poängbedöms IG-G-VG
Med arbetsprocess menas hur anbudsgivaren beskriver hur de hade tagit sig an uppdraget för att leverans skulle säkras mot brief, kvalitét, tidsram och budget.
Strategiska slutsatser, poängbedöms IG-G-VG
Anbudsgivarens förståelse för uppdragets mål och syfte samt lösningsförmåga utifrån dessa parametrar.
Målgruppsinsikter, poängbedöms IG-G-VG
Resonemang rörande målgrupperna och hur insikter rörande dem har påverkat val av strategi.
Presentationsteknik, poängbedöms IG-G-VG
Hur väl anbudsgivaren disponerar sin muntliga presentation utifrån relevans, struktur, tydlighet samt inspirerar och skapar engagemang.